Como ter certeza que um relato de má conduta é verdadeiro?
A apuração de relatos de má conduta pode ser um desafio para as áreas responsáveis, mas o foco deve ser ganhar visibilidade das condutas internas.
O combate a problemas de comportamento está no topo das prioridades de lideranças e investidores. Ainda que ferramentas de canal de denúncia, de empresas pequenas ou grandes, já existam há muito tempo, nem sempre seu uso é incentivado de forma eficiente no ambiente de trabalho.
Contra fatos não há argumentos: pesquisas conduzidas em 2022 apontam para canais de denúncia e escuta como a ferramenta mais eficaz, em termos de compliance e governança corporativa, para garantir visibilidade do que acontece no ambiente de trabalho.
Mas depois que chega um relato, ainda é um desafio para a área responsável conduzir uma apuração ética e assertiva, bem como garantir um bom aproveitamento das informações extraídas. Fraude e assédio são exemplos de gestão de conflitos que abrem espaço para questionamentos como “será que todas as informações foram descritas com precisão?”
Neste artigo, vamos entender como avaliar a veracidade de relatos no canal de denúncia, de empresas pequenas ou grandes.
Checagem de informação: boas práticas de Compliance e governança corporativa para receber e apurar relatos
É importante que o foco da empresa seja sempre ganhar visibilidade das condutas internas, e não a pessoa relatante. Isso significa que todo e qualquer relato deve ser avaliado de forma imparcial, e receber o tratamento estipulado pelas regras do código de conduta.
Existem algumas premissas essenciais para a eficiência da gestão de denúncias. A primeira é que todas as partes envolvidas tenham clareza em relação ao código de conduta da empresa. Neste caso, devem estar nítidas as medidas de responsabilização tomadas em caso de relatos enviados de má-fé.
Este é um ponto importante para garantir a integridade da empresa. Boa parte do mercado adota e comunica suas políticas de não-retaliação às pessoas que relatam má conduta no trabalho, sem trazer de forma objetiva as medidas aplicadas a quem usa o canal de denúncias com má fé.
Em segundo lugar, se pensarmos no fluxo de envio dos relatos, o limite do que vai ser exposto cabe à pessoa relatante. Dificilmente o relato chega à área responsável com a informação completa, em especial se tratando de problemas de comportamento delicados.
A solução de canal de denúncias deve ter uma lista robusta de perguntas para detalhamento da ocorrência no envio do relato - até mesmo em casos de anonimato. Um relato intencionalmente falso, ou de má-fé, exigirá uma certa criatividade para ser detalhado em sua descrição, seja no canal de denúncia de empresas pequenas ou grandes.
No momento do envio, a pessoa relatante tem a opção de trazer evidências em formatos variados (prints de conversas, e-mails, vídeos, fotos) e citar testemunhas diretas ou indiretas. Essas informações são essenciais para avaliar a veracidade do relato, e abrem caminho para etapas cruciais na apuração: as entrevistas com pessoas envolvidas.
A partir daí, é responsabilidade da organização ir a fundo, manter comunicação com a pessoa relatante para coletar informações adicionais e avaliar a necessidade de seguir com a investigação.
Por isso, uma ferramenta que permite o diálogo em tempo real com a pessoa relatante, sem comprometer a confidencialidade e o anonimato, é peça chave. Além de atribuir mais confiança a quem fez a denúncia, permite que sejam feitas perguntas adicionais para complementar as demandas da investigação.
Uma solução eficiente de canal de denúncias deve dar ferramentas para que seja feito o detalhamento - ainda que de forma anônima - da ocorrência relatada.
Boas práticas para avaliar a veracidade de um relato
Entrevista com pessoa relatante
Após a avaliação inicial do relato recebido, todas as pessoas envolvidas naquela ocorrência devem ser entrevistadas, na seguinte ordem: pessoa relatante, testemunhas e pessoa relatada.
Quem deve definir o limite do que está sendo contado é a pessoa relatante, e não quem conduz a apuração. Respeite o espaço e trabalhe a escuta ativa. Quando chegar à competência do ocorrido, colete informações sobre os seguintes pontos:
O que, como e quando aconteceu o relatado;
De que maneira a conduta afetou a pessoa relatante - dentro e fora do ambiente de trabalho;
Existência de testemunhas ou, até mesmo, outras possíveis vítimas;
Existência de evidências;
Expectativas da pessoa relatante em relação a conduta da empresa diante da ocorrência.
A apuração deve se manter imparcial e não atribuir dúvida ao relato, e o momento da entrevista é muito importante para reforçar à pessoa relatante o foco da empresa em construir um ambiente de trabalho seguro. Busque entender as necessidades da pessoa que está em situação vulnerável e de que formas essas demandas podem ser endereçadas pela organização, como por exemplo assistência psicológica.
Entrevista com testemunhas
Na entrevista com a testemunha, mostre o compromisso da empresa em tornar o ambiente de trabalho um lugar seguro para todas as pessoas. Reafirme que a confidencialidade e a política de não-retaliação também valem nesta etapa.
Pergunte à testemunha se ela tem conhecimento do evento relatado e, caso positivo, peça que conte com suas palavras o que viu, leu ou ouviu.
As informações colhidas nesta etapa são essenciais para a reconstrução da ocorrência, uma vez que a testemunha possivelmente tem menos envolvimento com a conduta relatada. Além disso, pode trazer à investigação noções mais claras de recorrência do comportamento no ambiente de trabalho.
Entrevista com pessoa acusada ou relatada
Quando chegar o momento de entrevistar a pessoa relatada, peça que ela conte com as suas palavras sobre o ocorrido..
Em um segundo momento, algumas perguntas de exemplos de gestão de conflitos podem ser utilizadas para reconstruir a ocorrência a partir do ponto de vista da pessoa acusada:
Como você descreveria seu comportamento no dia a dia de trabalho?
Como você se sente ao tomar conhecimento dessas acusações?
Você acredita que algum comportamento seu possa ter causado desconforto em pessoas da equipe?
Caso ela afirme não lembrar ou se tratar de uma denúncia de má-fé, pergunte quais motivos justificariam uma alegação falsa contra ela. Além disso, pergunte se alguma outra pessoa poderia contribuir para a investigação com mais informações.
Todo e qualquer relato de má conduta no trabalho deve ser recebido com seriedade pela área de Compliance.
A prioridade da empresa deve ser criar um ambiente de trabalho ético e seguro, e não evitar investigações
Existem exemplos de gestão de conflitos que abrem espaço para questionar a veracidade de algumas denúncias. Mas ao contratar uma solução de canal de denúncia, de empresas pequenas ou grandes, deve estar claro o foco central: mapear e combater problemas de conduta no ambiente de trabalho.
Isso significa que boas práticas de compliance e governança corporativa devem direcionar esforços para apurar, de forma assertiva e ética, todo e qualquer relato enviado. O foco deve ser as condutas relatadas, suas ocorrências e de que forma elas refletem a cultura organizacional da empresa - não as pessoas relatantes.
