Como criar um Código de Conduta e Ética para a sua empresa?

O código de conduta e ética é uma coleção de princípios que define os valores de uma empresa e orienta um padrão de comportamento que deve ser seguido pela equipe e por outros stakeholders da organização. Ao criar esse documento, a empresa concretiza e assume as suas responsabilidades, não só éticas mas também sociais e ambientais. 

Ter um código de conduta e comunicá-lo de forma clara e objetiva é uma ferramenta efetiva para reforçar a missão e os valores da empresa e também para facilitar a compreensão das pessoas a respeito da cultura organizacional.

Mas, para que funcione, é importante que o código de conduta seja constantemente divulgado dentro da empresa e não só compartilhado com as pessoas colaboradoras no processo de onboarding.

Além disso, também é uma prática comum  ter uma versão aberta ao público, disponível no site da empresa para que outros stakeholders como investidores, clientes e futuras pessoas colaboradoras possam consultar. 

Leia este artigo e descubra tudo o que você precisa para construir um código de conduta e ética para sua empresa. Veja o que abordaremos a seguir:

1. O que é um código de conduta?

2. O que um (bom) código de conduta deve conter?

3. A importância do código de conduta para a empresa

4. Quem é o responsável pela criação do código de conduta

5. Passo a passo para construir o código de conduta de sua empresa

6. 3 exemplos de código de conduta que funcionam

7. O que fazer ao testemunhar um desvio em relação ao código da empresa?

8. Por que código de conduta e canal de denúncias andam juntos?

O que é um código de conduta e ética?

Como explicamos no início do artigo, o código de conduta e ética é o documento que define regras para orientar o comportamento de pessoas colaboradoras em uma empresa.

Ele é o regimento interno da organização e tem como objetivo garantir que todos entendam o que é tolerável e o que não é, definindo a maneira como cada pessoa deve se comportar no dia a dia de trabalho.

Trata-se, portanto, de um guia de princípios desenvolvido para que todas as relações profissionais sejam conduzidas de forma honesta e íntegra.

Nele, podem estar inclusas a missão e os valores da companhia, como as pessoas colaboradoras devem agir diante de determinadas situações e quais princípios éticos estão no centro dos valores da organização. O código de conduta estabelece os padrões a serem seguidos e reconhecidos, assim como aqueles que precisam ser advertidos.

Quando falamos sobre código de conduta e ética, estamos falando sobre uma ferramenta que deve ser usada para garantir honestidade, integridade e profissionalismo em todas as relações referentes ao negócio. É comum acreditar que todas as pessoas vão agir de forma ética sem que haja diretrizes para isso, mas a realidade é diferente.

Para que todos hajam de acordo com os padrões de comportamento aceitáveis, é necessário estabelecer e documentar o que é esperado.

É aqui que entra a importância do código de conduta e ética.

O que um (bom) código de conduta deve conter?

Todo código de conduta deve refletir a organização que representa - desde o proposito até operação e cultura.

Isso significa que não existe um código de conduta definido que toda empresa possa usar, mas um bom código é elaborado levando em consideração diversas áreas da empresa - como a liderança, a área de pessoas, a equipe jurídica e, principalmente, as pessoas colaboradoras. 

Em comum, no entanto, podemos encontrar características essenciais de um código bem feito:

• Objetivo e fácil de entender: a linguagem do código deve ser feita pensando no leitor e não deve conter jargões jurídicos (famoso juridiquês), formalidades e outros termos técnicos.

• Pensado para o dia-a-dia: o conteúdo do código deve contemplar questões do cotidiano da empresa, de forma que os funcionários possam se identificar com as condutas apresentadas.

• Acessível: o código deve estar presente em canais que todos os funcionários têm acesso frequente (e não escondido no rodapé de algum documento).

Para ser eficiente, o código de conduta precisa ter o respaldo da liderança: é fundamental que a diretoria da empresa assine embaixo do código e ajude na divulgação interna do mesmo. Inclusive, é comum incluir no próprio documento uma introdução da pessoa fundadora ou CEO.

Por exemplo, no código de conduta da Starbucks:

Leia também:

• Por que a gestão de má conduta no trabalho deve fazer parte da estratégia de ESG?

• Ética empresarial: como reforçar e ensinar os valores da empresa no dia a dia

• Código de Cultura: entenda como tirar os valores da empresa do papel

A importância do código de conduta para a empresa

O código de conduta é uma das principais ferramentas para guiar as pessoas colaboradoras em relação às boas práticas de comportamento dentro da empresa.

Elas poderão usá-lo como um parâmetro dos valores da organização poderão utilizá-lo para saber o que é esperado em termos de cultura corporativa.

Os benefícios em adotar código de conduta incluem:

• esclarecer os valores e os princípios da empresa;

• alinhar expectativas em relação à cultura e comportamento;

• e ter clareza sobre quais são os mecanismos disponíveis caso uma pessoa queira relatar um desvio de comportamento que vivenciou ou testemunhou.

Você sabia que um código de conduta bem estruturado ajuda a esclarecer os valores e os princípios da empresa além de alinhar expectativas em relação à cultura e comportamentos aceitos?

Quem é o responsável pela criação do código de conduta?

Isso pode variar de empresa para empresa, mas geralmente quem encabeça o processo é o setor Jurídico e/ou Compliance, junto com o time de Recursos Humanos. 

Mesmo que o projeto tenha uma liderança única, estamos falando de um documento que vai ditar o comportamento de todas as pessoas da empresa e por isso a participação de toda gestão e de membros da equipe é crucial.  

Outro ponto relevante é que o time responsável pela criação do código deve entender e acreditar na relevância dos esforços de diversidade e inclusão para a área de Compliance.

Isso porque a maioria dos casos de desvio de conduta estão relacionados à assédio, discriminação e outros atos que são um reflexo direto da falta de inclusão no trabalho. Dito isso, é necessário incluir pessoas de contextos sociais e posições hierárquicas distantes no processo de desenvolvimento do código de conduta. 

Por fim, vale destacar a questão da linguagem. Muitas empresas caem na armadilha de desenvolver um código só pela ótica jurídica, o que o acaba levando para uma direção muito formal e distante da realidade das pessoas colaboradoras.

Afinal de contas ninguém gosta de ler documentos em "juridiquês'', certo?

Por isso, evite usar jargões jurídicos ou muito específicos da indústria que a empresa está inserida, e pense em construir um documento que seja colaborativo, focado em valores e que vá inspirar uma cultura de confiança e abertura ao invés de medo e silêncio.

5 dicas para elaborar o Código de Conduta e Ética de sua empresa

Aqui vão as etapas que você deve seguir para redigir um código de conduta para a sua organização:

1. Defina os responsáveis pela criação do código de conduta

É comum que os setores de Compliance ou de Pessoas sejam os responsáveis pela criação do documento. Em empresas que contam com um comitê de ética, o código pode ser responsabilidade dele. De qualquer forma, o primeiro passo para desenvolver o documento é definir quem serão as pessoas responsáveis pela entrega.

Este é um momento crucial, afinal, o código definirá as diretrizes de comportamento aceitas pela empresa. Quanto mais diverso for o grupo de pessoas, mais inclusivas serão essas diretrizes. Profissionais de diferentes níveis hierárquicos, áreas de atuação e experiência também podem ajudar a tornar o documento mais rico e abrangente.

2. Faça um diagnóstico dos problemas enfrentados na empresa

Uma vez que o time responsável pela entrega foi constituído, é essencial observar o que já foi problema na empresa para que seja possível definir o que é tolerável e o que não é.

Se houver possibilidade de realizar uma avaliação de riscos, deve-se estudar o documento e entender quais são os principais comportamentos a serem evitados e qual é o esforço necessário para minimizá-los.

Quanto mais completo o diagnóstico, maior será a quantidade de insumos a serem analisados e avaliados para tornar o código de conduta mais completo. Além disso, o diagnóstico permite que o documento se aproxime mais da realidade da empresa.

2. Estruture o código de conduta a partir de princípios

Robert Alexy, jurista alemão e influente filósofo do Direito, explica que princípios diferem de regras. Um dos pontos centrais em seu argumento é de que princípios “são normas que ordenam que algo seja realizado na maior medida possível”, ou seja, são mandados de otimização.

E o que isso significa? Princípios são amplos e tem foco na otimização do comportamento, mais do que apenas em seu cumprimento — como é o caso das regras. O código de conduta pode conter regras, mas elas devem se apoiar nos princípios que moldam a visão de mundo da empresa.

Por isso, um bom código deve contemplar a missão e os valores da empresa, para guiar as pessoas colaboradoras com clareza, principalmente em relação às áreas mais cinzas do comportamento, sobre as quais — em muitos casos — não há regras bem estabelecidas.

Confira uma sugestão de estrutura que pode ajudá-lo a estruturar o código de forma mais rápida e eficaz:

Agora vamos analisar cada um desses tópicos:

Missão e valores da empresa

O objetivo de um código de conduta e ética é ajudar as pessoas colaboradoras a tomarem decisões que estejam alinhadas com os valores da empresa.

Por isso, o código deve se iniciar com uma declaração bastante clara de intenção e propósito baseada nos valores e na missão da empresa. Este é um bom momento para incluir esclarecer o que a organização define como ética e padrões de comportamento aceitáveis, que deverão compor a base de suas políticas internas.

Políticas e procedimentos de compliance

Inclua uma declaração sobre a expectativa de cumprimento do código por parte da equipe.

O escopo dessa etapa vai variar de acordo com o setor de atuação da empresa, mas alguns exemplos de políticas para o ambiente de trabalho incluem: antiassédio, antidiscriminação, políticas relacionadas à relações amorosas e conflitos de interesse, uso de drogas ilícitas,  fraude, relação com cliente e fornecedor e propriedade intelectual.

Além disso, é importante incluir também qualquer regulamentação específica do Governo ou de órgãos reguladores em sua indústria de atuação. 

Como e onde fazer uma denúncia de má conduta

Não esqueça de deixar explícito no documento qual é o caminho que a pessoa colaboradora deve seguir caso vivencie ou testemunhe algum caso de má conduta.

É importante oferecer um espaço seguro para que as pessoas tenham uma forma confiável e simples de denunciar qualquer ocorrência.

Atente-se sempre a  explicar como funciona o canal de denúncia da sua empresa pela ótica de alguém que  se depara com um incidente e não pela perspectiva da empresa (que procura mitigar riscos). 

O código também deve conter informações sobre o processo de mediação e investigação de conflitos, para que as pessoas saibam o que esperar depois que fizerem um relato. Esse é um bom momento para trazer um diagrama referente ao fluxo e alguns exemplos ilustrativos.

Medidas disciplinares

Apresente uma declaração sobre as ações que poderão ocorrer no caso de uma violação. Medidas disciplinares podem incluir advertências verbais, por escrito, suspensão e, em último caso demissão por justa causa. 

Lembre-se, nem sempre uma postura de tolerância zero é o melhor caminho.

Uma abordagem que não dá espaço para reflexão e melhoria é ineficaz  em criar um ciclo de aprendizado porque a pessoa ofensora não tem a chance de corrigir o comportamento.

Isso pode também acabar desestimulando pessoas a fazerem relatos por ficarem com receio de causar a demissão de colegas, mesmo que o caso não necessariamente demande essa decisão. 

3. Converse, discuta e compartilhe informações com a equipe

Um código de conduta e ética deve ser inclusivo. E isso nem sempre é fácil de se conquistar.

Existem particularidades no comportamento que, muitas vezes, podem ser imperceptíveis às pessoas que fazem parte de grupos historicamente privilegiados na sociedade. Por isso, quanto mais pessoas tiverem acesso e puderem agregar ao documento, mais completo será o resultado final.

Marque reuniões específicas e busque ouvir vozes que não costumam ter tanto espaço para dizer como se sentem. Assim, a equipe responsável poderá praticar empatia e traduzir tudo isso nos princípios que guiarão a conduta das pessoas colaboradoras.

Evite repetir preconceitos e tente construir um documento que seja inspirador - mas que promova a responsabilidade social como um dos seus pontos centrais.

4. Lembre-se: o código é um documento oficial da empresa

Ou seja, é importante que ele tenha um tom oficial e sério. A versão final deve refletir a identidade visual da marca.

Por se tratar de um documento que poderá ser consultado não apenas pelas pessoas colaboradoras, mas por todos que se relacionam com a organização de alguma maneira, é essencial que ele reflita o posicionamento da empresa tanto na parte escrita, quanto no visual.

Enriquecer o visual do código também faz com que mais pessoas se sintam interessadas em consumir as informações. Por isso, sempre que possível, pela ajuda ao time de Marketing ou Branding para garantir que o acabamento seja o melhor possível.

5. Planeje a divulgação que o código merece

Códigos de Conduta devem ser compartilhados de forma pública, sendo facilmente acessíveis e altamente visíveis. Afinal de contas, um código de ética escondido em um canto obscuro do site interno da empresa não serve para nada, certo?

Na verdade, a baixa visibilidade pode até passar a mensagem errada, dando a entender que a empresa não valoriza a conduta ética.

Por isso, é muito importante pensar na estratégia de comunicação interna para divulgação. Nessa etapa, é importante envolver o time de recursos humanos e marketing para criar uma ação robusta.

Caso a sua empresa esteja divulgando o código pela primeira vez, vale pensar em divulgar o canal de denúncias junto, para que as pessoas colaboradoras enxerguem o processo por completo.

De modo geral, o código de conduta é uma ferramenta essencial para construir relações de trabalho mais éticas, preservar a saúde do negócio e melhorar a cultura e a imagem da empresa.

3 exemplos de Código de Conduta que funcionam:

1. Creditas

A fintech tem uma página em seu site focada em transparência, na qual ela reúne documentos e informações sobre políticas de segurança, compliance, ética e integridade. Entre os materiais, é possível acessar o Código de Ética da Creditas, um documento de 32 páginas descrito como “um guia para te acompanhar na sua jornada Creditas”.

O documento é descrito como um guia para apoiar os profissionais da empresa a tomarem decisões éticas no dia a dia da empresa, mas ele também chama a atenção para a autonomia e lembra que não se trata de apenas seguir regras.

O código reforça o papel das lideranças na aplicação do código e chama a atenção para a importância do Canal de Ética: “Situações incompatíveis com as diretrizes do Código de Ética e das políticas internas são possíveis. Por esse motivo, também temos um canal eletrônico, administrado por empresa independente, acessível 24h por dia e 7 dias por semana”.

O Código de Ética da Creditas é bastante completo e reforça a importância do cuidado com o documento: a diagramação é agradável e reforça o branding da empresa, as informações servem de guia e demonstram a complexidade das situações que podem ser enfrentadas, assim como oferece as ferramentas para lidar com elas.

2. CNA

Na página de Governança Corporativa do seu site, o CNA reúne informações sobre ética, integridade e seu canal de denúncias. Após algumas rolagens, é possível acessar o Código de Conduta Empresarial, que define seu objetivo como o de “apresentar os preceitos fundamentais que cada colaborador do CNA Administração Nacional deve ter ao agir pelo ou em nome do CNA”.

O documento apresenta em 39 páginas desde os princípios fundamentais que regem os padrões de ética e comportamento da empresa até as diretrizes relacionadas a questões como direitos humanos, assédio e discriminação, além de saúde, segurança, relação entre colaboradores, relacionamentos pessoais e etiqueta corporativa.

Tudo é bastante detalhado, de modo a se evitar quaisquer dúvidas sobre o que pode ser feito ou não. Por exemplo, o código descreve claramente que o “assédio é uma forma inaceitável de conduta” e alerta para o que pode ser entendido nessa definição, como, por exemplo: “piadas de gosto duvidoso, insultos e ameaças” ou “conduta física ou verbal que afete o desempenho de outro colaborador”.

O documento também ressalta a existência de um Canal de Ética e Integridade neutro, independente, confiável e seguro, que está disponível para todos os públicos da empresa, desde as pessoas colaboradoras aos pais, alunos, responsáveis e franqueados. O cuidado com o design e a linguagem é presente, reforçando a importância e seriedade do material.

3. Petlove

Outra empresa que conta com um Código de Conduta público é a Petlove. O documento é disponibilizado em seu site e apresenta os princípios que regem tudo o que é feito na empresa, reforçando que Ética e Integridade são pilares fundamentais da identidade da organização.

“Nosso Código de Conduta estabelece os valores éticos em que acreditamos. Apresentamos este documento a todos os nossos colaboradores, clientes e outros interessados.” A frase foi tirada da introdução e demonstra com clareza qual é a sua função, assim como é utilizado no dia a dia da empresa.

Esse é um dos pontos essenciais quando o assunto é Código de Conduta: o documento não foi feito para ser deixado no fundo de uma gaveta. Ao contrário, ele é um documento vivo, que pode ser atualizado de tempos em tempos e, principalmente, deve ser utilizado por todas as pessoas que se relacionam de alguma forma com a organização.

O código da Petlove tem 36 páginas e traz informações sobre valores, missão, integridade no ambiente de trabalho, sustentabilidade, ética no relacionamento de terceiros, conflito de interesses, políticas de confidencialidade, entre outras. É um material bastante completo e detalhado.

O que fazer ao testemunhar um desvio em relação ao código da empresa?

Além da elaboração e divulgação do código, empresas também devem implementar mecanismos para que as pessoas colaboradoras possam tirar dúvidas e relatar comportamentos que não estão alinhados com o código da empresa.

Como esse assunto tende a ser sensível por estar relacionado a questões comportamentais, é imprescindível que o canal ofereça a opção de envio anônimo e outras soluções que gerem confiança.

Dessa forma, a empresa consegue lidar com problemas de comportamento de forma segura e direcionar esforços de cultura organizacional de forma eficiente.

Por que o código é uma boa maneira de começar a fazer gestão de conduta?

O código de conduta é um dos artefatos centrais à gestão de conduta.

Ele se insere no pilar com foco em direcionar, isso significa que seu papel é elaborar e definir diretrizes aceitáveis para as pessoas colaboradoras da empresa.

Empresas que ainda estão dando os primeiros passos em relação à gestão de conduta podem iniciar sua estratégia por meio desse documento. Por meio do código, a organização mostra às pessoas colaboradoras quais comportamentos são esperados e incentivados, assim como quais devem ser suprimidos.

O código de conduta também deve prever quais medidas serão aplicadas em caso de violação do pacto.

Sem um documento claro, que defina o que é esperado de cada um, as pessoas tendem a agir conforme seu próprio instinto e isso pode gerar ambiguidade, o que não é desejável em um espaço diverso no qual se deseja reduzir riscos.

Diversas empresas terão o código como o primeiro documento desenvolvido para a gestão de conduta. Em muitos casos, o próprio nome “gestão de conduta” não será aplicado, mas entendemos que esse é um passo importante para desenvolver um trabalho competente e que coloque a empresa na posição de agir proativamente para garantir um ambiente ético e seguro para todos.

Com o Software de Gestão de Conduta da SafeSpace, além do apoio para a criação do código, funcionalidades como a Gestão de Políticas facilitam o controle de leitura do documento. Além disso, ao reunir funcionalidades como o canal de relatos e canal de dúvidas, a solução facilita a comunicação para promover mais confiança e capacidade de solução de problemas.

Nesse sentido, o software é um dos principais meios para garantir que os princípios e valores do código estejam sendo cumpridos no dia a dia da empresa. Se por um lado o código de conduta garante clareza e visibilidade sobre quais comportamentos são aceitos e quais não são, nossa solução permite que as pessoas colaboradoras se pronunciem ao vivenciar ou testemunhar um problema de conduta.

No entanto, para que isso ocorra, é preciso que todos os profissionais da organização sintam confiança para enviar um relato. Recursos como o envio anônimo e a garantia da segurança e confidencialidade das informações aumentam o engajamento, o que por sua vez melhora a visibilidade das empresas e a capacidade de prevenção em torno de problemas de conduta.

Outro recurso atrelado ao software, que favorece com que as pessoas colaboradoras vejam o código de conduta como um documento presente em seu dia a dia, é o SafeLearning. Por meio dos cursos disponíveis na plataforma, as empresas podem educar as pessoas colaboradoras quanto a tema como assédio e discriminação.

Dessa forma, em vez de seguir o documento apenas por que é uma determinação da empresa, o time passa a entender os motivos que levaram às regras de conduta. Além disso, as capacitações ajudam a reduzir o espaço para interpretações, de modo que as pessoas tenham mais facilidade para lidar com decisões complexas e, até mesmo, entender quais comportamentos são problemáticos e por quê.

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